W jaki sposób dokonać zgłoszenia inspektora ochrony danych osobowych?
Nie wiesz czy masz obowiązek zgłosić fakt powołania inspektora ochrony danych Prezesowi Urzędu? Zastanawiasz się jakie informacje i w jakim terminie przekazuje się Prezesowi Urzędu? A może poszukujesz rejestru inspektorów ochrony danych? W artykule znajdziesz informacje na temat:
- obowiązku zgłoszenia inspektora ochrony danych
- procedury zgłoszenia inspektora ochrony danych Prezesowi Urzędu,
- ewidencji inspektorów ochrony danych
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych [RODO] w sposób lakoniczny odnosi się do obowiązku powiadomienia krajowego organu nadzorczego o powołaniu inspektora ochrony danych. Zgodnie z jego przepisami, administrator lub podmiot przetwarzający publikują dane kontaktowe inspektora ochrony danych i zawiadamiają o nich organ nadzorczy.
Przepis ten został rozwinięty w przepisach krajowych, które w sposób bardziej szczegółowy opisują procedurę zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych [Prezes Urzędu] o wyznaczeniu ww. inspektora. W tym miejscu wskazać jedynie należy, że wykonanie obowiązku zgłoszenia inspektora nie stanowi warunku skuteczności i ważności jego ustanowienia, niemniej kwalifikowane może być, jako naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.
Procedura zawiadomienia Prezesa Urzędu
Stąd też, jeżeli wyznaczyłeś inspektora – niezależnie od tego czy miałeś do tego obowiązek, czy dokonałeś tego dobrowolnie – musisz zawiadomić Prezesa Urzędu o jego wyznaczeniu w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia, wskazując przy tym imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora ochrony danych. W zawiadomieniu musisz podać również szereg innych informacji, którymi są:
- imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna,
- firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
- pełną nazwę oraz adres siedziby, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest podmiot inny niż wskazany w punktach powyżej,
- numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.
Co ważne, zawiadomienia, o których mowa w niniejszym artykule, wysyłane są do Prezesa Urzędu w postaci elektronicznej za pośrednictwem dedykowanego formularza zamieszczonego na jego stronie internetowej. Zawiadomienie takie, aby było ważne, musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Jak zapewne pamiętasz, w niektórych przypadkach możliwe jest powołanie inspektora ochrony danych wspólnie przez kilka podmiotów.
W przypadku zatem wyznaczenia jednego inspektora przez organy lub podmioty publiczne albo przez grupę przedsiębiorców, każdy z tych podmiotów ma obowiązek dokonać zawiadomienia samodzielnie.
Aktualizacja informacji o inspektorze ochrony danych osobowych
Nie tylko dane inspektora podlegają zgłoszeniu. Spoczywa na tobie również obowiązek ich aktualizowania, a także powiadomienia Prezesa Urzędu o odwołaniu inspektora. Również i w tym przypadku masz na to 14 dni od dnia zaistnienia zmiany danych lub odwołania inspektora.
Ewidencja inspektorów ochrony danych osobowych
Prezes Urzędu również pod rządami RODO prowadzi ewidencję inspektorów ochrony danych. Niemniej ma ona inny charakter i cel. Przede wszystkim nie jest ona jawna oraz służyć ma wyłącznie Prezesowi Urzędu w celu kontaktu z inspektorem.
Brak publicznego rejestru inspektorów rekompensowany jest poprzez obowiązek udostępniania danych kontaktowych inspektora przez każdy podmiot, który go ustanowił. Informacje te powinny zostać zamieszczone na stronie internetowej takiego podmiotu, a nadto wskazywane są, jako obligatoryjny element, informacji o przetwarzaniu danych osobowych.
