Czy należy odbierać zgodę kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych?

Prowadzisz rekrutacje pracowników ale nie wiesz, czy i jakie zgody odbierać od kandydatów? Zastanawiasz się, jak długo możesz przechowywać dane osobowe kandydatów po zakończeniu rekrutacji? A może szukasz podstawy prawnej gromadzenia danych osobowych w procesie rekrutacji? Z artykułu dowiesz się:

• jakie dane osobowe i kiedy można pozyskiwać bez zgody kandydata do pracy,
• kiedy zgoda kandydata na przetwarzanie jego danych będzie konieczna,
• jak długo po zakończeniu rekrutacji można przetwarzać dane osobowe kandydatów?

Dane osobowe kandydatów, na których przetwarzanie nie jest konieczna zgoda

Jeżeli prowadzisz rekrutacje na stanowisko, dla którego przewidujesz zawarcie umowy o pracę, uprawniony jesteś do żądania od kandydata niżej wskazanych danych osobowych:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane te możesz przetwarzać, na potrzeby rekrutacji bez zgody kandydata to pracy. Co ciekawe, podstawa prawna przetwarzania znajduje się w kodeksie pracy, nie zaś ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).

Przepisy kodeksu pracy nie mają zastosowania w przypadku rekrutacji na stanowiska, gdzie nie przewiduje się zawarcia umowy o pracę, a umowę cywilnoprawną, czy też przyjęcia na staż bądź praktykę zawodową. W takim jednakże przypadku możesz wykorzystać RODO.

Pozwala ono bowiem na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do prowadzenia czynności przed zawarciem umowy, a także do jej zawarcia i wykonywania. Dane osobowe niezbędne w tym zakresie możesz zatem przetwarzać także bez zgody kandydata.

Dane osobowe, których przetwarzanie będzie wymagało zgody kandydata

Częstokroć ww. dane osobowe nie są jedynymi zbieranymi w procesie rekrutacji. W tym zakresie, tj. dodatkowych danych osobowych pozyskiwanych przez ciebie w tym procesie, podstawę ich przetwarzania stanowić będzie zgoda osoby, której dane dotyczą.

Ciekawym przypadkiem w tym zakresie jest przesyłanie przez kandydatów do pracy większej liczby danych i informacji, aniżeli wymagasz tego w ogłoszeniu o pracę. W takim przypadku przyjąć należy, że kandydat do pracy wyraził tzw. zgodę dorozumianą. Wynika ona z faktu dobrowolnego przesłania przez niego szerszego zakresu informacji, niż wymagane były przez ciebie.

Powołując się na przesłankę zgody, pamiętaj aby poinformować osobę, której dane dotyczą o tym, że w każdym czasie uprawniona jest do cofnięcia swojej zgody, bez wpływu na legalność przetwarzania jej danych osobowych dokonywaną przez ciebie przed jej cofnięciem.

Zgoda kandydata na dalsze rekrutacje

Możesz się również zastanawiać, czy po zakończeniu bieżącego procesu rekrutacji masz prawo do zatrzymania aplikacji kandydatów, których nie wybrałeś. Prawo takie przysługuje tobie na mocy RODO. Zatrzymanie aplikacji stanowi bowiem realizację uzasadnionego interesu administratora danych. Ów interes przejawia się w tym, że osoby nie wybrane w danej rekrutacji mogą być dobrymi kandydatami na inne stanowiska pracy w twojej firmie.

Powołanie się na ww. przesłankę, tj. realizację uzasadnionego interesu administratora danych, ma wszakże ten minus, że osobie, której dane dotyczą przysługuje sprzeciw względem przetwarzania przez ciebie danych. Jeżeli będzie on uzasadniony, bo np. osoba ta uzyskała zatrudnienie w innej firmie, albo nie poszukuje już pracy, to zobowiązany będziesz do usunięcia jej danych osobowych.

            Powyższa niedogodność sprawia, że rozwiązaniem bezpieczniejszym jest odbieranie od kandydatów do pracy zgody na udział w późniejszych procesach rekrutacyjnych. Rzecz jasna zgoda może zostać cofnięta, jednakże jej udzielenie świadczy nie tylko o woli danej osoby, ale także o zaznajomieniu się przez nią z twoim zamiarem dalszego przetwarzania jej danych osobowych.

Klauzula informacyjna dla kandydata do pracy

Bezwzględnie pamiętaj o konieczności przedstawiania kandydatom do pracy klauzuli informacyjnej wymaganej przez RODO. Powinno się w niej znaleźć przede wszystkim wskazanie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych tychże osób, a także okresy przechowywania ich danych przez ciebie. W informacji tej powinieneś również wskazać:

• swoją tożsamość i dane kontaktowe,
• gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych,
• cele przetwarzania danych osobowych,
• prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora, jeżeli się na nie powołujesz,
• informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją,
• gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
• informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych,
• informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,
• informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych,
• informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, jeżeli je stosujesz,
• informacje o możliwości odwołania udzielonej zgody na przetwarzanie danych oraz jej skutkach.

Przykładowo klauzula informacyjna w zakresie rekrutacji może mieć postać:

1. Administratorem danych Pani/Pana danych osobowych jest … (dalej: „Administrator”).
2. Pani/Pana dane osobowe zawarte w aplikacji o pracę będą przetwarzane:
3. a) w przypadku udziału w rekrutacji, w ramach której dojdzie do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę: w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na administratorze Pani/ Pana danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 [Rozporządzenie RODO] w związku z przepisami art. 22¹ Kodeksu pracy), a w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a) Rozporządzenia RODO),
4. b) w przypadku udziału w rekrutacji, w ramach której dojdzie do zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej lub aplikując na staż lub praktyki: na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) Rozporządzenia RODO, a w zakresie w jakim podał(a) Pan/Pani również dane fakultatywne – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a) Rozporządzenia RODO),
5. c) w celu umożliwienia prowadzenia rekrutacji w przyszłości – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora Pani/ Pana danych (art. 6 ust. 1 lit f) Rozporządzenia RODO), w postaci umożliwienia prowadzenia takiej rekrutacji;
6. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom trzecim.
7. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do momentu zakończenia bieżącego procesu rekrutacji; w zakresie w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – do jej wycofania; w przypadku przetwarzania danych na cele dochodzenia albo obrony przed roszczeniami – do czasu przedawnienia roszczeń
8. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych osobowych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych.
10. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych w celu realizacji ww. uzasadnionego interesu administratora danych.
11. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do właściwego krajowego organu nadzorczego, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia RODO.
12. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.
13. Podanie danych osobowych jest wymagane:
14. a) w przypadku udziału w rekrutacji, w ramach której dojdzie do zatrudnienia na podstawie

umowy o pracę – przez Kodeks pracy,

1. b) w razie udziału w rekrutacji, w ramach której dojdzie do zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej lub aplikując na staż lub praktyki – dla celów prowadzenia rekrutacji.
2. W przypadku niepodania ww. danych jest brak możliwości rozpatrzenia Pani/Pana kandydatury w procesie rekrutacyjnym. W zakresie pozostałych danych, podanie danych jest dobrowolne.

Musisz również pamiętać, że klauzula informacyjna różni się nieznacznie, gdy dane osobowe kandydata do pracy pozyskujesz w sposób pośredni, np. za pośrednictwem agencji rekrutacyjnej. W takim przypadku powinieneś w klauzuli umieścić dodatkowo informację nt.:

• • źródła danych osobowych kandydata do pracy,

• kategorii danych osobowych kandydata, które otrzymałeś.