Chcesz zainstalować kamerę w swoim zakładzie celem ochrony mienia? Posiadasz monitoring wizyjny i chciałbyś dostosować zasady jego prowadzenia do przepisów o ochronie danych osobowych? A może nie wiesz, jak długo możesz przechowywać nagrania z monitoringu?
W artykule znajdziesz informacje na temat:
- Kiedy monitoring wizyjny jest dopuszczalny,
- Jakie dodatkowe obowiązki ciążą na administratorze danych wprowadzającym monitoring,
- Jakie są zasady przetwarzania danych zapisanych na taśmach z monitoringu,
- Czy prowadzenie monitoringu wpływa na konieczność przeprowadzenia oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych?
Monitoring tylko w określonych celach
RODO nie poświęca kwestii monitoringu wizyjnego dużo miejsca przesądzając jednakże, iż wizerunek w ten sposób zbierany traktować należy na równi z innymi danymi osobowymi. Szczegółowe zasady w tym zakresie wprowadzono natomiast w Kodeksie pracy.
I tak, monitoring może być wykorzystywany jedynie w celu zapewnienia: bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoringiem można objąć przy tym zarówno teren zakładu pracy, jak i teren wokół tegoż zakładu. Zakazane jest wszakże:
- monitorowanie pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji ww. celów, w takim przypadku jednakże konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków,
- wykorzystywanie monitoringu w innych celach, np. kontroli sposobu wykonywania pracy przez pracowników.
Dodatkowe obowiązki związane z wprowadzeniem monitoringu
Przede wszystkim pracodawca powinien wyraźnie określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Elementy te ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Co więcej, jako pracodawca powinieneś poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w twoim zakładzie pracy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W odniesieniu natomiast do nowych pracowników, informacje te powinieneś przekazać przed dopuszczeniem ich do pracy.
Dodatkowo masz obowiązek oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Możesz do tego wykorzystać np. stosowne piktogramy.
Powyższe nie zwalnia ciebie z obowiązku przekazania informacji o przetwarzaniu danych. Stosowne klauzule możesz zamieścić przy ww. oznaczeniu. Dopuszczalne jest także podanie w miejscu monitorowanym jedynie najistotniejszych informacji oraz wskazanie miejsca, w którym można zapoznać się z pełnymi danymi na ten temat (np. twoje biuro albo strona internetowa).
Jak długo można przechowywać taśmy z monitoringu?
Nagrania obrazu przechowywane mogą być przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku jednakże, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub powziąłeś wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie ww. okresów, nagrania te powinny zostać zniszczone.
Monitoring a ocena skutków dla ochrony danych
Procedura oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych stanowi sformalizowaną oraz bardziej szczegółową analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem, która to ma służyć wprowadzeniu domyślnego poziomu ochrony danych osobowych.
RODO zastrzega, że procedura ta jest obowiązkowa m.in. w przypadku, gdy dochodzi do systematycznego monitorowania na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie. Przy czym, przetwarzanie danych osobowych nie powinno być uznawane za przetwarzanie na dużą skalę, w szczególności jeżeli dotyczy danych osobowych pacjentów lub klientów i jest dokonywane przez pojedynczego lekarza, innego pracownika służby zdrowia lub prawnika.
W pozostałych przypadkach decydujące znaczenie ma skala przetwarzania w odniesieniu do całości danych osobowych przetwarzanych przez dany podmiot. Należy również zwrócić uwagę, że monitorowanie oparte na przepisach Kodeksu pracy nie dotyczy zazwyczaj miejsc dostępnych publicznie. To mogłoby mieć miejsce, gdyby np. zakład pracy stanowił jednocześnie punkt usługowy, bądź sklep. Najczęściej wszakże monitoring w pojedynczym punkcie lub sklepie nie wypełnia przesłanki masowości przetwarzania, o której mowa w RODO.
