Kiedy dane osobowe można udostępnić?

Zastanawiasz się co oznacza termin udostępnienie danych osobowych? Poszukujesz podstawy prawnej udostępnienia danych? A może otrzymałeś wniosek o udostępnienie danych i nie wiesz jak z nim postąpić? Z artykułu dowiesz się:

• Kiedy dochodzi do udostępnienia danych osobowych,
• Jakie są podstawy prawne udostępnienia,
• Jak postępować z wnioskami o udostępnienie danych osobowych.

Udostępnienie a powierzenie danych osobowych

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych [RODO] posługuje się wieloma terminami na określenie czynności polegającej na przekazaniu danych osobowych innemu podmiotowi. Najszerszym z nich jest ujawnienie danych osobowych. Terminami węższymi natomiast są:

• powierzenie danych osobowych – związane jest ono z przekazaniem danych na określony cel przez administratora danych podmiotowi przetwarzającemu,
• udostępnienie danych osobowych – termin ten używa się w kontekście ujawnienia danych przez jednego administratora danych innemu administratorowi.

Z udostępnieniem danych osobowych mamy zatem do czynienia, gdy ich odbiorca posiada własną podstawę prawną legitymizującą go do przetwarzania danych osobowych, która nie wywodzi się z uprawnienia administratora danych, który dane te ujawnia.

Przykładowo, jeżeli przekazujesz dane osobowe swoich pracowników zakładowi ubezpieczeń, jednostce medycyny pracy, komornikowi, sądowi bądź Policji, to każdy z tych podmiotów posiada własną podstawę prawną przetwarzania tychże danych – realizuje swój cel przetwarzania, który nie jest zależny od celu, w którym ty przetwarzasz dane osobowe swoich pracowników.

Do udostępnienia nie dochodzi zatem, gdy dane osobowe wskazanej kategorii podmiotów przekazujesz zewnętrznej księgowej, bądź prawnikowi współpracującymi z tobą. Osoby te bowiem przetwarzają dane osobowe otrzymane od ciebie w związku z realizacją świadczeń na twoją rzecz. To ty zatem określasz cel przetwarzania danych osobowych przez te podmioty. Dochodzi zatem do powierzenia przetwarzania danych, nie zaś do ich udostępnienia.

Podstawa prawna udostępnienia danych osobowych

Administrator danych, któremu ujawniasz przetwarzane przez ciebie dane osobowe musi legitymować się podstawą prawną uprawniającą go do ich przetwarzania. Jednakże, również ty powinieneś być w stanie wykazać legalne udostępnienie danych. Pamiętaj bowiem o zasadzie rozliczalności, zgodnie z którą obowiązek wykazania działania zgodnego z RODO spoczywa na administratorze danych.

Podstawę prawną udostępnienia może stanowić przede wszystkim zgoda osoby, której dane dotyczą. Nadto, konieczność udostępnienia powstanie, gdy obligować cię do tego będzie przepis prawa (np. ujawnienie danych komornikowi sądowemu, Policji, sądowi, itp.). Możesz także powołać się na przesłankę prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora lub stronę trzecią. Niemniej ten ostatni przypadek ma pewne mankamenty, bowiem osoba, której dane dotyczą może wnieść w tym zakresie sprzeciw, a nadto w informacji o przetwarzaniu danych osobowych powinieneś wskazać ów uzasadniony interes, na który się powołujesz.

Wniosek o udostępnienie danych osobowych

Jeżeli otrzymasz wniosek o udostępnienie danych osobowych pochodzący od osoby trzeciej, przede wszystkim musisz zweryfikować, czy istnieje podstawa prawna do spełnienia danego żądania. W tym celu niezbędne może okazać się zweryfikowanie podstawy wskazanej we wniosku.

Dalsze obowiązki związane z udostępnieniem danych osobowych

Przede wszystkim kategorie odbiorców, a zatem również podmiotów, którym dane osobowe mogą zostać udostępnione, wskazać należy zarówno w informacji o przetwarzaniu danych osobowych, jak również w rejestrze czynności przetwarzania.

Obecnie RODO nie wymaga prowadzenia rejestru udostępnień. Niemniej, jego założenie może być przydatne dla administratora danych. Może być on bowiem pomocny przy realizacji innych obowiązków administratora wynikających z przepisów prawa:

• • administrator informuje o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzani każdego odbiorcę, któremu ujawnił dane osobowe, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku – dzięki rejestrowi łatwo zidentyfikować grupę odbiorców,

• rejestr udostępnień pozwala także wykazać sposób załatwienia poszczególnych wniosków, co może być niezbędne w przypadku sporu bądź kontroli.