Co to znaczy „przetwarzanie danych osobowych”?
Pojęcie przetwarzania danych osobowych funkcjonuje już od dawna w naszym porządku prawnym, bo przed RODO posługiwała się nimi też polska ustawa z 1997r. Dlatego można powiedzieć, że termin ten na dobre wszedł do użycia. Jednak moim prywatnym zdaniem jego użycie w kontekście danych osobowych jest nieco niefortunne i mylące.
Jak wiemy, dane osobowe, to określone informacje o pewnych osobach. Więcej na ten temat możesz przeczytać we wpisie: Dane osobowe.
Co zatem mamy na myśli mówiąc, że ktoś przetwarza jakieś informacje? Osobiście kojarzy mi się to z sytuacją, kiedy ktoś pochylony na kartką papieru czy komputerem analizuje jakiś duży zestaw informacji. Układa je w określonym porządku, ustala pomiędzy nimi pewne zależności, wyciąga z nich wnioski, planuje na ich podstawie określone działania itp. (tak, jak na zdjęciu powyżej)
Sprawdzając definicję słowa „przetwarzanie” w słowniku języka polskiego odetchnąłem z ulgą, bo słownik podaje właśnie takie rozumienie tego słowa. Czyli nie przesiąkłem jeszcze RODO do szpiku kości. Wg słownika przetwarzać to „przekształcić coś twórczo, zmienić coś, nadając inny kształt, wygląd, opracować zebrane dane”.
Pewnie myślisz sobie, że to całkiem logiczne, a co więcej w zasadzie eliminuje jakiekolwiek Twoje problemy z RODO.
Przecież nie spędzasz godzin nad analizą danych osobowych swoich klientów, kontrahentów czy pracowników. Nie prowadzisz np. badań z jakich rejonów miasta pochodzi najwięcej Twoich pracowników, czy też w jakim wieku są średnio Twoi Klienci i czy pozostają w związku małżeńskim, czy nie.
Takie rzeczy robi tylko Castorama kiedy pani przy kasie pyta Cię o kod pocztowy. A Ty przecież tylko zbierasz zamówienia, wysyłasz faktury czy towary, prowadzisz komunikację email, dzwonisz do stałych klientów czy współpracowników i to wszystko. Niczego nie przetwarzasz.
Nie tak szybko! Widzisz, białe wg RODO nie zawsze jest białe, a czarne nie zawsze jest czarne.
To więc kiedy mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych?
RODO wyjaśnia co oznacza „przetwarzanie danych osobowych”. Nie chcę cytować definicji, która jest na setkach innych stron w Internecie. Wystarczy, żebyś wiedział, że prawdopodobnie już przetwarzasz dane osobowe, kiedy tylko masz z nimi jakąkolwiek styczność.
RODO mówi o tym, że każda czynność (a dokładnie „operacja”) na danych osobowych, to już przetwarzanie. Pamiętaj, że chodzi nie tylko o Ciebie jako szefa, właściciela czy członka zarządu firmy, a także o twoją organizację czy personel.
Zdaje sobie sprawę, że ta definicja nie jest tak precyzyjna, jak ta, którą zawiera RODO.
Powiem więcej, jeśli potrafisz wskazać sytuację, w których organizacja ma styczność z danymi osobowymi, a mimo to ich nie przetwarza wskaż je w komentarzu. Tym sposobem sprawisz, że ten wpis naprawdę pomoże wielu osobom zrozumieć kiedy przetwarzają dane osobowe.
Przykłady sytuacji kiedy przetwarzane są dane osobowe
Wg RODO przetwarzasz dane osobowe jeśli Ty lub ktoś z Twojej organizacji je organizuje, porządkuje, adaptuje, modyfikuje (zmienia), pobiera, dopasowuje, łączy, ogranicza.
Pamiętaj jednak, że przetwarzasz dane osobowe także wtedy, kiedy Ty, albo ktoś z Twojej organizacji je utrwala, przechowuje (np. w treści wiadomości email, w treści umowy, w programie CMR, czy w pisemnym zamówieniu, w jakimkolwiek innym dokumencie), wykorzystuje, przegląda (zapoznaje się z nimi), usuwa je lub niszczy.
Przetwarzanie danych osobowych to też sytuacje, kiedy dane te wychodzą na zewnątrz Twojej organizacji tj. są ujawniane, rozpowszechniane (np. publikujesz zdjęcie pracownika na firmowej www), przesyłane (np. przez email lub listownie) lub w inny sposób udostępniane.
